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May 24, 2009

仕事術を学ぼう その2

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 仕事が遅い理由・仕事がたまる理由の最大の原因は以下だ、と分かってはいる。


◆1つ2つの仕事を任されていたころと同じ手法で10や20の仕事を進めるのは無理である。

・1クラス分のテスト集計なら手計算でもできるが、多クラスの場合は表計算を使うべきだ。
・少々の部分の雑草なら手で刈ればいいが、大規模なエリアの場合は草刈り機を使うべきだ。
・数枚の帳合いなら手でやればいいが、多量な場合はページセッターを使うべきだ。

 文書作成・印刷・ホチキス・清掃・園芸・修繕など、さまざまな場面で上記のような発想が必要なことが分かった。
 だから、一度、大規模な仕事を任された人は、その時の大量な処理の方法を利用できるから仕事が早い。
 小規模な仕事処理しか馴染んでこなかった人は、どこかで発想の転換を強いられる。従来の方法でいいじゃないかという発想を変え、行動を変えなければ、残業時間が増えるか、破たんするかのどちらかだ。

 「急がば回れ」の発想で、大量処理の方法を自分のものにしておくと、次からが楽になる。
 そもそもPCや様々な機械は大量処理のために開発されたものだ。
 費用対効果を考えても、利用できるものは利用すべきだ。 
 もちろん手でやれば早い・手作業で十分な作業をわざわざ機械を使って時間をかけるのは愚行である。
再利用しない文書なら手書きで十分。早く終わらせることを優先させるべきだ。

 そんなことが、最近になって分かってきた。
 参考文献は、「なぜか『仕事がうまくいく人』の習慣」(PHP)。
 帯の文字は、大きな発想の転換だった。

◆仕事に優先順位をつけるな すぐにやれ!

 これは、前回の書き込み「優先順位をつける」と相反するが、重要な指摘だった。 
 後回しにした仕事もいずれは、期日が回ってくる。いずれ再度作業するなら今やればいい。
 文書を読んで後でやるか先にやるか決めることが多いが、あとでもう一度読み返す時間を考えたら、できることは今終えてしまうべきだ。
 あれもやらねば・これもやらねばと身動きできなくなることが多い。1つずつやり終えて片付ける習慣が大事。
というわけだ。
 そして、お決まりの鉄則が

◆整理整頓

 整理整頓の重要さは、要するに「システム化」の重要さだ。
 位置を決めたり順序を決めたりすることで、・いつでも誰でも分かるようにする「システム化」。
 仕事ができない・整理ができないのは、自分自身の行動と思考をシステム化できないからだ。

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